Het is al langer duidelijk dat de normale besluitvorming, via macht, binnen gemeenschappen niet meer werkt. Democratie wordt de minst slechte manier van besluitvorming genoemd, omdat er zo weinig alternatieven voor handen zijn. Unaniem besluiten is veelal onhaalbaar omdat binnen een groep altijd wel een of meer mensen te vinden zijn die het anders willen.
Gedragen besluitvorming is een manier van besluitvorming voor belangrijkere besluiten binnen een gemeenschap. Bij gedragen besluitvorming gaan mensen binnen een gemeenschap op zoek naar een manier van werken, waarbij ook minderheden worden gerespecteerd, juist omdat zij anders tegen een vraagstuk aankijken. Hieronder volgt een impressie van deze werkwijze.
Gedragen besluitvorming in vragen
- Waar gaat het over? Wat is het vraagstuk?
- Wie zijn erbij betrokken? En wie is (zijn) beslisbevoegd?
- Hoe wordt er over het vraagstuk gedacht?
- Welke alternatieven zijn denkbaar om het vraagstuk op te kunnen lossen?
- Welke alternatieven zijn haalbaar en welke niet?
Welke facetten uit de aangedragen alternatieven zijn belangrijk?
Kunnen we nog nieuwe alternatieven bedenken waar de positieve dingen behouden blijven en de negatieve dingen eruit zijn? - Voorlopig besluit formuleren
Welke bezwaren kleven er aan dit voorlopig besluit en bij wie?
Kunnen we de bezwaren oplossen en/of van minder gewicht maken? - Definitief besluit formuleren
Wie moeten er op de hoogte gebracht worden van dit definitieve besluit en hoe?
Wat is er allemaal nodig om dit definitieve besluit uit te kunnen voeren?
Wie gaan deze zaken uitvoeren en op welke termijn?
Inleiding
Gedragen besluitvorming is een techniek, maar zonder checklist. Opzet is dat ieder vanuit zichzelf processen kan begeleiden. Je ontdekt van binnenuit hoe de besluitvorming werkt. Vanuit inzicht kun je op een manier van werken komen. Een werkwijze is een hulpmiddel en geen wet of voorschrift.
Initiatief van mensen wordt binnen een gemeenschap vaak de kop ingedrukt. Hoe kun je zo met elkaar omgaan, dat initiatieven wel ondersteund worden?
Als je het individu binnen een gemeenschap recht wil doen, moet je steeds weer opnieuw aan gemeenschapsvorming doen. Gedragen besluitvorming nastreven is daarbij een grote hulp.
Je kunt gedragen besluitvorming niet van buiten af aanbrengen. Als het niet wordt gedaan ontstaan er vanzelf sociale vraagstukken binnen de gemeenschap.
Hoe voltrekt de besluitvorming zich in de mens?
We gaan uit van een antroposofisch mensbeeld. Een mens brengt met zijn bewustzijn een lemniscaat in beweging. Deze lemniscaat heeft een geestelijke en fysieke kant. We bestaan tussen hemel en aarde en vormen als mens een schakel tussen die twee realiteiten:
Toelichting op afbeelding: De mens bestaat uit 3 innerlijke activiteiten:
- Denkbeelden vormen: accent in het hoofd: vanuit een zeker (geestelijk) streven
- Doen/handelen: accent in handen en voeten (willen in de zin van doen, niet in de zin van wensen)
- Daartussenin spreken en voelen in het middengebied: het dubbelveld van de lemniscaat.
Er zijn daarbij 5 kwaliteiten in elk mens aanwezig: streven, denken, spreken en voelen, handelen en het bestaan.
Er lopen 2 verticale lijnen van de hemel naar aarde: 2 activiteiten waar we voortdurend mee bezig zijn: waarnemen (= onderzoeken van de werkelijkheid) en initiatief nemen (= ondernemen in de werkelijkheid).
Hoe neem je besluiten?
Besluitvorming is een proces van een eerste impuls tot je werkelijk iets gaat doen, hieronder beschreven vanuit het streven en het bewust vormen van denkbeelden daarover (weten wat je doet). Er bestaat ook nog een weg vanuit het doen. Dan gaat het erom vanuit de daad tot bewustzijn te komen van wat er eigenlijk speelt. Dat is uiteindelijk een leerweg, die vanuit een bepaalde situatie op gang komt.
Hoe zet je een initiatief om in een handeling? Bijvoorbeeld: je hebt dorst en zorgt dat je iets drinkt. Dat gaat meestal heel snel van impuls tot handeling. Er bestaat een aanleiding tot een initiatief. Je hebt dorst en er moet iets gebeuren, dat voel je in jezelf. Je initiatief schiet meteen de spieren in. Daarom komt het proces van besluitvorming meestal niet tot bewustzijn. Wanneer je iets waarneemt waarbij je niet meteen iets kunt doen (mensen die honger hebben in een ander land bijvoorbeeld), dan kun je niet direct handelen en schiet je initiatiefkracht je denken in door een doelstelling te bedenken, iets dat te bereiken is (bijvoorbeeld het inzamelen van geld voor eten).
Je kiest dan een doelstelling en pas daarna kun je de volgende stap nemen. Die stap kun je beleid maken noemen. De manier waarop je je doelstelling wilt bereiken. Ook hier bestaan weer vele manieren om dit aan te pakken. Wil je werkelijk verder komen, dan moet je weer een keuze maken. Bij die keuze hoort de vraag: wat is verantwoord of op welke manier wil ik werken? Daarna kun je plannen maken en onderzoeken of die plannen ook haalbaar zijn. Wanneer dat het geval blijkt te zijn kun je het besluit nemen om een bepaald plan ten uitvoer te brengen.
In een gemeenschap van mensen kun je niet blijven staan bij alleen innerlijke overwegingen. Dan is het noodzakelijk om met andere leden van de gemeenschap in gesprek te gaan over het initiatief, over de keuzes die je zou willen maken en over de vraag of die keuzes door de anderen worden gedragen en of ze er wellicht ook aan mee willen werken. Dan zal blijken dat het belangrijk wordt of dit initiatief past bij de aard en het wezen van de gemeenschap of niet. Wanneer dat niet het geval is, blijft zo’n initiatief persoonlijk en valt eigenlijk buiten de gemeenschap. Wanneer het wel het geval is, draagt zo’n initiatief bij aan de gemeenschap. In feite wordt een gemeenschap voortdurend vernieuwd door de initiatieven die door leden worden genomen en door de gemeenschap worden gedragen. Je kunt dan dergelijke initiatieven zien als uitingen van het geestelijk wezen dat zich met zo’n gemeenschap heeft verbonden. Het is een reëel proces dat een geestelijk wezen langs een initiatief realiteit wil worden op aarde, opstaan langs de wil van mensen.
Met gedragen besluitvorming kun je samen aan de slag.
Kern van de zaak is: hoe gaan we onze initiatieven neerzetten? Door de verschillende fasen van het besluitvormingsproces te doorlopen, ben je in gesprek met elkaar en kunnen wilsimpulsen van anderen zich aansluiten bij de wilsimpulsen van de initiatiefnemer. Dat vraagt wel een gedisciplineerde aanpak. Steeds een volgende stap nemen, wanneer de voorgaande redelijkerwijze is afgerond. Zolang een besluit nog niet is gevallen, kan een voorgaande fase opnieuw worden aangesproken. Zodra echter een besluit genomen is, moeten we vooruit en kunnen we niet meer terug in het proces. Door het hierboven getekende beeld van een besluitvormingsproces daarbij te gebruiken, kan steeds weer worden afgestemd waar we ergens in het proces zitten en of alle betrokken leden van de gemeenschap nog wel meekomen.
Hoe zien de stappen in een besluitvormingsproces er uit?
Hieronder in het kort de stappen die doorlopen moeten worden:
- Vraagstuk formuleren waarover een besluit genomen moet worden
- Besluitgroep vormen (is verantwoordelijk voor het besluitvormingsproces) met 1 uiteindelijk beslissingsbevoegde, binnen de gemeenschap van betrokkenen
- Beeldvorming, hoe denken we er over?
- Alternatieven vormen, welke handelingsperspectieven kunnen we zien?
- Insluiten, uitsluiten en herformuleren van alternatieven. Niet één mogelijk alternatief bespreken, maar door de bespreking van verschillende alternatieven tot een haalbaar en draagbaar alternatief komen, meestal door herformulering tot stand gekomen.
- Voorgenomen besluit formuleren met daaraan gekoppeld een bezwaren onderzoek
- Nemen van een besluit, goed formuleren en op schrift zetten
- Besluit uitdragen en uitvoeren.
1 Vraagstuk formuleren
Welk probleem moet worden opgelost. Welk vraagstuk speelt er, waardoor een initiatief noodzakelijk wordt? Zodra duidelijk wordt dat een initiatief een antwoord is op een vraagstuk, kan onderzocht worden welk vraagstuk dat eigenlijk is. Dat is belangrijk om te kunnen onderzoeken of dat vraagstuk bij meer mensen leeft. Het kan zelfs nodig worden om te onderzoeken bij wie het leeft en uit welke mensen de gemeenschap bestaat, die zich bewust zijn (worden) van dit bepaalde vraagstuk en daarom ook willen bijdragen aan het oplossen er van.
2 Besluitgroep vormen
Bij wat grotere gemeenschappen zal vaak blijken dat niet iedereen volmondig mee kan doen aan het besluitvormingsproces. Meestal spelen er veel andere dingen of zijn er andere redenen om daar niet aan mee te kunnen of willen doen. De besluitgroep (max. 5 personen) vertegenwoordigt dan de gemeenschap. Zij krijgt geen mandaat, maar wel de bevoegdheid om het besluitvormingsproces vorm te geven. Het is belangrijk om één persoon binnen de besluitgroep te kiezen die knopen mag doorhakken, wanneer door tijdsdruk en door verschillen van inzicht geen gemeenschappelijk standpunt bereikt kan worden.
3 Beeldvorming
Bij beeldvorming gaat het over de vraag: Hoe wordt er over dit vraagstuk en de mogelijke aanpak van dit vraagstuk in zijn algemeenheid gedacht? De besluitgroep gaat dat onderzoeken binnen de gemeenschap. Door aan individuele leden vragen te stellen en door belangen te onderzoeken komt de besluitgroep uiteindelijk zelf tot een beeld van de situatie. Door dit beeld af te stemmen met de gemeenschap kan zij onderzoeken of dat een gedragen beeld is of kan worden. Het gesprek over de beelden die leven heeft tegelijk een gemeenschapsvormende werking, omdat zichtbaar wordt welke beelden gemeenschappelijk zijn en welke niet. Ook wordt duidelijk welke beelden niet nagestreefd willen worden en welke wel.
4 Alternatieven vormen
Wanneer duidelijk is geworden welke beelden er leven met betrekking tot het vraagstuk, kan onderzocht worden op welke manieren het vraagstuk eventueel opgelost zou kunnen worden. In dit stadium is het belangrijk om niet te snel over alternatieven te oordelen. In elk alternatief kan iets goeds zitten, dat uiteindelijk belangrijk blijkt te zijn. Alternatieven zijn dus handelingsopties, die het vraagstuk tot een oplossing brengen of het belang van het vraagstuk verminderen.
5 Alternatieven uitsluiten, insluiten en omwerken
In deze fase worden de geopperde alternatieven bekeken en besproken. Sommige alternatieven passen heel goed en lijken heel haalbaar. Andere alternatieven hebben eigenschappen of onderdelen die onverteerbaar of onhaalbaar zijn. Dit met elkaar bespreken brengt verdieping en gemeenschapsvorming, maar wekt ook de creativiteit om buiten de bestaande kaders te denken. Daardoor kunnen soms heel nieuwe oplossingsrichtingen worden ontdekt, die uiteindelijk waardevol blijken te zijn voor de hele gemeenschap. Het bespreken en beoordelen van alternatieve oplossingen moet uiteindelijk leiden tot één alternatief dat in de gegeven situatie de beste keuze is en gedragen wordt door de gemeenschap. Dat alternatief wordt dan het “voorgenomen besluit”.
6 Voorgenomen besluit en bezwaren onderzoek
Doordat het voorgenomen besluit scherp wordt geformuleerd, is het in staat om op de wil te werken van de leden van de gemeenschap. Dat wil zeggen dat mensen innerlijk kunnen nagaan of ze dat wel of niet willen en welke consequenties het voor hen heeft. Die consequenties kunnen in meer of mindere mate draagbaar zijn. Het bezwaren onderzoek sluit hierbij aan. Door te onderzoeken welke zwaarwegende bezwaren er ontstaan bij de leden, kan onderzocht worden wat er gaat gebeuren, wanneer het voorgenomen besluit werkelijk gaat worden uitgevoerd. Sommige bezwaren blijken dan ook voor de hele gemeenschap een probleem te zijn, zodat gezocht kan worden naar manieren om die bezwaren te voorkomen, te verminderen of aan te pakken.
7 Nemen van een besluit
Wanneer het bezwaren onderzoek naar tevredenheid s afgerond, kan het definitieve besluit genomen worden. Vanaf dit punt is er eigenlijk geen weg meer terug. Alle betrokkenen gaan leven met het genomen besluit en gaan hun handelen daarop aanpassen. Alleen bij volkomen onverwachte, grote negatieve gevolgen kunnen we dan nog op een genomen besluit terugkomen. Dit gaat meestal gepaard met veel ongenoegen en hoge kosten.
8 Besluit uitwerken, uitdragen en uitvoeren
Wanneer het besluit genomen is, kunnen we praktisch aan het werk gaan met de gekozen optie om het vraagstuk op te lossen. Door al het werk dat sociaal verzet is om het besluit gedragen te krijgen, is het aannemelijk dat het besluit bij alle betrokkenen bekend is en dat zij in beginsel al hebben besloten om, aan de uitvoering hun steentje bij te dragen. Daarom is een gedragen besluit ook een goed besluit, omdat de gemeenschap zich inzet voor het realiseren er van.
Werken in de wil
Het beschrijven van een besluitvormingsproces is iets anders dan het uitvoeren er van. Afhankelijk van het onderwerp, van de gemeenschap en van de besluitgroep kan er van alles misgaan of juist goed gaan. Door inzicht in het proces kan tijdens het proces worden bijgestuurd, waar dat nodig mocht blijken. De levende werkelijkheid is het werkveld voor besluitvorming en deze werkelijkheid heeft altijd verrassingen in petto. Vanuit het antroposofische mens en wereldbeeld kunnen we vermoeden dat uiteindelijk die verrassingen heel interessant zijn, omdat daar het geesteswezen van die gemeenschap kan spreken. Het gaat daar om het spreken van de wil van zo’n geesteswezen. Juist daar komt tevoorschijn wat aan de orde is en waar mogelijkheden voor ontwikkeling aanwezig zijn. Ook daar kunnen we ons bewust worden van de krachten en de mogelijkheden die in een gemeenschap van mensen aanwezig zijn.
Jan JC Saal
Juni 2018